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Die Phase 3 des E-Government-Einführungsprozesses wird durch die inhaltlich-organisatorische Aufbereitung der identifizierten online-fähigen Dienstleistungen bestimmt. Der Schwerpunkt der Aktivitäten liegt auf der Erfassung und Optimierung der Tätigkeiten in einer Geschäftsprozess-Analyse. Danach werden Randbedingungen, wie der Schutzbedarf und die Sicherheitsanforderungen für die geplanten Dienstleistungen bestimmt. Die präsentierte Vorgehensweise enthält außerdem unverzichtbare Elemente einer Gemeinkostenwert-Analyse. Alle Arbeitsvorgänge werden hierbei im Hinblick auf die spätere Abbildung in IT-Verfahren untersucht. Darüber hinaus erfolgt eine
Überprüfung der in Phase 2 begonnenen Machbarkeits- sowie
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sowie eine vorläufige rechtliche Prüfung.
Abschließend ist geplant, die gewählte E-Government-Strategie zu überarbeiten
und zu ergänzen. Um die spätere Umsetzung der Innovationen zu garantieren, werden die Soll-Konzepte zusammen mit den betroffenen Mitarbeitern erarbeitet. Die Vorgehensweise erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Organisations- und IT-Referaten, die ihre Arbeitsergebnisse der Behördenleitung zur Entscheidung vorlegen. Eine offene Informationspolitik soll die behördeninterne Akzeptanz der mit der Einführung von E-Government verbundenen Veränderungen sicherstellen. Prozessaufnahme im
E-Government Im öffentlichen Bereich wird
der Handlungsrahmen für die Gestaltung der Behördenziele in der Regel durch die
bestehenden Gesetze und den konkreten Behördenauftrag definiert. Zudem ist der
finanzielle Rahmen durch den öffentlichen Haushalt geregelt. Im Gegensatz zu
Wirtschaft und Industrie ist es systembedingt nicht möglich, durch eine
Steigerung der Kundennähe und -akzeptanz gewinnorientiert bestehende Verfahren
zu optimieren. Unterstellt man zudem, dass
der Bürger als Kunde der öffentlichen Hand in erster Linie erwartet, dass die
ihm gesetzlich zustehenden Leistungen schnell, kostengünstig und zuverlässig
angeboten werden, so wird klar, dass die notwendige E-Government-Analyse in
erster Linie auf eine Effizienzsteigerung abzielen wird; eine mehr oder weniger
umfangreiche Prozessanalyse und –opti-mierung ist in aller Regel unumgänglich.
Die Erhebung potenziell
online-fähiger Dienstleistungen in Phase 2 wurde auf der Grundlage existierender
Arbeitspapiere aus der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation der Behörde
durchgeführt. Um den o. g. Anforderungen von E-Government gerecht zu werden, ist
jedoch eine prozessorientierte Betrachtungsweise notwendig. Dafür wird eine
Beschreibung der Arbeitsabläufe (einschließlich Informationsfluss) benötigt, die
es ermöglicht, Schwachstellen und Verbesserungspotentiale des herkömmlichen
Verfahrens sowie Einsatzmöglichkeiten einer elektronischen Vorgangsbearbeitung
zu identifizieren. Außerdem ist es Zweck dieser Prozessdokumentation,
Medienbrüche zu erkennen und zu eliminieren. |