BPM Expo - Trends und Studien

Die folgende Case Study beschreibt, wie OpenConnect bei einem weltweit führenden Finanzdienstleister die Verbesserung der Geschäftsprozesse unterstützte. OpenConnect konzentrierte sich dabei auf die Abteilung Retail Banking, die nach geeigneten Maßnahmen suchte, um Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit im Call Center, Back-Office und beim Self-Service-Angebot zu erhöhen. Die Bank hatte in diesen Bereichen über 600 Einzelprozesse und mehr als 5.000 Mitarbeiter.

Prozessmanagement im Wikimanagement

Der folgende Text ist eine Leseprobe zum Thema Geschäftsprozessmanagement aus dem Buch Wikimanagement von Ayelt Komus und Franziska Wauch.
Inhalte des Buches Wikimanagement stehen als Wiki zur Weiterentwicklung durch die Leser unter www.wikimanagement.de bereit. Das Wikimanagement-Weblog zu
Management und Organisation in der Welt von Web 2.0 und Social Software findet sich unter weblog.wikimanagement.de.
Auf den Seiten des Oldenbourg Wissenschaftsverlags sind zusätzliche Informationen, Leseproben sowie das Inhalts- und Stichwortverzeichnis verfügbar.
Weitere Informationen, Veröffentlichtungen und Vorträge von Prof. Dr. Ayelt Komus sind auf www.komus.de verfügbar.

Wikimanagement im Geschäftsprozessmanagement
Wenn Prozessmanagementaktivitäten nicht den gewünschten Erfolg zeigen, so kann dies
viele Ursachen haben. An vielen Stellen sind es die immer gleichen Syndrome, die dem Projekterfolg
im Weg stehen. So werden als kritische Faktoren unter anderem genannt:

• das ‚Mit mir nicht‛-Syndrom,
• das ‚Not-Invented-Here‛-Syndrom,
• das ‚Macht ihr mal‛-Syndrom und
• das ‚Ist mir doch egal‛-Syndrom

Geht es aber darum, die Prozessrahmenstrukturen zu implementieren und auszuprägen, so ist die Einbindung der Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Und insbesondere bei der späteren
Wikimanagement – Anwendungsfelder von Social Software im Management weiteren Verfeinerung und kontinuierlich fortgeführten Optimierung der Geschäftsprozesse kommt ihnen eine besonders wichtige Rolle zu.853 Es gilt also obigen Syndromen entgegenzuwirken. Hier bieten die identifizierten Wikimanagement Erfolgsfaktoren der gemeinsamen Vision, der Partizipation und Vertrauenskultur sowie der Selbstverwirklichung Möglichkeiten. Soll eine engagierte Beteiligung und eine hohe Akzeptanz von Vorgehen und Ergebnissen gesichert werden, so muss zunächst eine gemeinsame Vision geschaffen werden. Entsprechend der Wikimanagement-Philosophie gilt es, auch in Bezug auf das Prozessmanagement ein gemeinschaftliches Gefühl zu schaffen und den Mitarbeitern aufzuzeigen, dass eigene Ziele unter dem gemeinsamen Ziel realisiert werden können.

Status Quo Prozessmanagement 2007/2008

Auch in 2007 hat das Kompetenzzentrum für Prozessmanagement zum 5. Mal in Zusammenarbeit mit den Umfragepartnern, Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg (Prof. Dr. Gadatsch, Professur für Betriebswirtschaftlehre, insb. Wirtschaftsinformatik) sowie der TU Wien, Secure Business Austria und der ex!con den aktuellen Status Prozessmanagement erhoben. Ziel ist es am Puls der Zeit wesentliche Aussagen und Trends rund um Prozessmanagement regelmäßig zu erheben. Thematisch werden dabei sowohl fachliche Aspekte zur Beleuchtung der Managementmethode als auch IT- und umsetzungsspezifische Belange in den Fragen angesprochen. Bei allen Mitwirkenden möchten wir uns für die zeitliche Inanspruchnahme und der qualifizierten Mitwirkung bedanken.

Teilnehmer und statistische Rahmeninformationen
Insgesamt 146 Teilnehmer mit einem breiten Branchenspektrum haben dieses Jahr an der Umfrage teilgenommen. Ein gewisser Schwerpunkt kann in den drei Branchen der Industrie, der Finanzdienstleister als auch der IT mit knapp 50% der Unternehmen festgemacht werden. Nichtsdestotrotz besteht eine hohe Breitenwirkung auch in andere Branchen.
Ebenfalls eine wünschenswerte Verteilung ergibt sich nach der Beteiligung der Unternehmensgröße gemessen an der Mitarbeiteranzahl. Bei einer Zusammenfassung von Unternehmen mit weniger oder mehr als 1000 Mitarbeitern ergibt sich jeweils ein Anteil von ungefähr 50%. Mit einem Anteil von ca. 45% von Top-Führungskräften (Vorstände, Direktoren und Bereichsleiter) und von 55% sonstigen Teilnehmern (Gruppenleiter, Sonstige) ist auch eine ausgewogene Beantwortung aus unterschiedlichen Perspektiven der Unternehmen erfolgen. Ca. 80% der Teilnehmer haben dabei fachliche Erfahrung aus dem Unternehmensfeld und tragen daher zu einer fundierten Beantwortung der Umfrage bei.

Prozessmanagement als wesentliches Thema
Prozessmanagement als Thema hat nach wie vor eine hohe Relevanz – fast alle Teilnehmer bestätigen mindestens die Ausprägung „Wichtigkeit“, 77% sehen sogar die Bedeutung als „Sehr wichtig“ an. Im Vorjahresvergleich hat sich damit keine Bedeutungsverschiebung ergeben. Der weitaus überwiegende Anteil der Umfrageteilnehmer, 83%, sieht zukünftig noch eine steigende Bedeutung des Prozessmanagement in den Unternehmen.

GPM2006/2007 - Prozessmanagement hat auch in 2007 Priorität

Die Umfrage wurde im Zeitraum Oktober bis Dezember 2006 im gesamten deutschsprachigen Raum in Zusammenarbeit mit der FH Bonn- Rhein-Sieg durch das Kölner Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement zum vierten Mal durchgeführt. Begleitet haben die Studie in Österreich die TU Wien und für den Branchenbereich „ Finanzdienstleister“ in Deutschland und der Schweiz die Unternehmensberatung Acrys Consult GmbH & Co. KG.

Kernfrage zum eigentlichen Umfragebezugspunkt GPM ist, inwieweit die Themenrelevanz, die sich in den bisherigen Umfragen der vergangenen Jahre eindeutig aufgezeigt hat, weiterhin in den Unternehmen gegeben ist. Sowohl hinsichtlich der bereits vorhandenen und gemachten Erfahrungen als auch der Aktualität bleibt GPM für die meisten Unternehmen ein sehr prägnantes Thema. Fast 85% der Umfrageteilnehmer geben an, bereits Praxiserfahrungen mit GPM gemacht zu haben. Insofern ist für die Bewältigung zukünftiger Aufgaben im Umfeld von GPM eine breite Ausgangsbasis vorhanden. Mit einem gleichfalls sehr hohen Wert von 75% wird das aktuelle Interesse sogar als „Sehr wichtig“ eingestuft. Dieses stellt im Vergleich zum Vorjahr (55%) nochmals eine deutliche Beschleunigung der Gewichtungszuordnung dar. Damit wird GPM offensichtlich zunehmend zu einer der etablierten Kernmethoden in Unternehmen. Bei einer differenzierten Länderbetrachtung fällt auf, dass Unternehmen aus Deutschland (81%) bei der Einstufung „Sehr wichtig“ im Vergleich zu beiden anderen Ländern (Schweiz, Österreich – 63%) deutlich intensiver in der Beurteilung sind.

Wie in den Vorjahren stufen fast alle Teilnehmer das Thema Prozessmanagement als sehr wichtig oder wichtig ein. Dem gegenüber steht aber auch eine anhaltende, latente Zurückhaltung bei der methodischen und konsequenten Prozessorientierung in den Instituten. Dies verdeutlicht sich insbesondere durch das Festhalten an einer überwiegend funktionsgetriebenen Aufbauorganisation.

Aber immerhin 45,8% der Institute planen für 2007 ein umfangreiches Projekt zur Verbesserung der Geschäftsprozesse. Den „ großen Wurf“ hin zu einer umfassenden Prozessorientierung wagt dabei wahrscheinlich kein Institut, wohl aber wird an der Optimierung einzelner (Kern-) Prozesse gearbeitet.

Die Schwerpunkte bei den Zielsetzungen der Prozesssteuerung in 2007 liegen wie im Vorjahr auf einer aktiveren Kapazitäts- und Ressourcensteuerung (46,6 %). Aufgestiegen ist aber die Verminderung bzw. Vermeidung von Risiken mit 41,4 % auf Platz 2. Zugleich hat auch die Integration von Geschäftsprozessmanagement in die strategische Unternehmenssteuerung stark an Gewicht gewonnen. Dies unterstreichen 86% der Teilnehmer mit der Einschätzung, dass die Basel II-Vorschriften zu Operationellen Risiken auch einen positiven Einfluss auf die Prozesseffizienz haben. Kostenaspekte sind hieran gemessen, auch im Vergleich zu den Vorjahren, in den Hintergrund getreten.

Studie mit 176 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz wieder ein voller Erfolg

Im 4. Quartal 2005 haben das Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement, Köln und die Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg ihre jährliche Umfrage zum Status Quo Geschäftsprozessmanagement in Deutschland, Österreich und der Schweiz durchgeführt. An der Durchführung der Umfrage ist u.a. neben der Technischen Universität Wien auch die Unternehmensberatung Acrys Consult beteiligt, die als Spezialist für die Finanzindustrie im Rahmen der Umfrage die Konzeption und Betreuung dieses Branchenfokus übernimmt.

An der Studienumfrage haben 176 Unternehmen aus Deutschland (117), Österreich (46) und der Schweiz (13) teilgenommen, davon 49 Finanzdienstleister mit einem guten Querschnitt der Branche. Über 2/3 der Teilnehmer sind Führungskräfte.

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist weiterhin ein Top-Thema auf der Handlungsagenda der Unternehmen und wird von fast allen Teilnehmern als sehr wichtig (54,5%) oder wichtig (41,9%) beurteilt. Im Vergleich zum Vorjahresergebnis hat das Thema damit nochmals an Bedeutung gewonnen. 67% aller befragten Unternehmen planen in 2006 generelle Aktivitäten zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse, ca. 40% von ihnen sogar umfangreiche Projekte.

Auf der Prioritätenliste 2006 stehen neben einer aktiveren Kapazitäts- und Ressourcensteuerung vor allem die Verbesserung der Kundenorientierung und des Kundenbeziehungsmanagements sowie die Standardisierung von Abläufen. Insgesamt ist ein deutlicher Trend zur Konsolidierung der Prozesssteuerung erkennbar.

Obgleich die Mehrheit der Unternehmen von GPM eine erhebliche Effektivitätssteigerung erwartet, zeigen die Ergebnisse der Studie aber auch, dass Methoden und organisatorische Maßnahmen zur Prozessorientierung häufig noch nicht konsequent umgesetzt werden. Fazit der diesjährigen Studie: Trotz positiver Prognosen besteht noch immer Aufklärungs- und Handlungsbedarf zum Thema Geschäftsprozessmanagement.

Wie in den Vorjahren auch stufen fast alle(95,9%) teilnehmenden Finanzdienstleister das Thema Geschäftsprozessmanagement als sehr wichtig oder wichtig ein. Dem gegenüber steht aber auch eine anhaltende, latente Zurückhaltung bei der methodischen und konsequenten Prozessorientierung in den Instituten. Dies verdeutlicht sich insbesondere durch das Festhalten an einer überwiegend funktionsgetriebenen Aufbauorganisation. Aber immerhin 42,9% der Institute planen für 2006 ein umfangreiches Projekt zur Verbesserung der Geschäftsprozesse. „Den großen Wurf hin zu einer umfassenden Prozessorientierung wagt dabei eher kein Institut, wohl aber wird an der Optimierung einzelner (Kern-) Prozesse gearbeitet“, sagt Andreas Kullmann, Geschäftsführer von Acrys Consult.

In der Finanzbranche liefert die Studienumfrage hoch interessante Ergebnisse insbesondere zu den Schwerpunkten und Nutzen von Geschäftsprozessmanagement, zu Ansätzen bei der Industrialisierung des Geschäftsmodells, zu Outsourcing und Standardsoftware sowie zu eingesetzten Managementmethoden. Überraschend deutlich fällt die Verbindung zwischen Risikomanagement und Prozessmanagement aus. So sehen 95,9% der Teilnehmer einen positiven Einfluss der Basel II-Vorschriften zu Operationellen Risiken auf die Prozesseffizienz.

Geschäftsprozessmanagement – Auch 2005 im vollen Fokus der Unternehmen. Ergebniszusammenfassung der Umfrage in Deutschland, Österreich und der Schweiz Status Quo GPM 2004

Fast die Hälfte der an der Umfrage teilnehmenden Unternehmen planen im Jahr 2005 umfangreiche Projekte sowie insgesamt 70% generelle Aktivitäten zur Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (GPM). Schwerpunkte liegen dabei eindeutig in den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement, in der Optimierung der Ressourcen-/Kapazitätssteuerung und dem Qualitätsmanagement. Knapp 200 Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind auch mehrheitlich davon überzeugt, dass die Bedeutung von GPM zukünftig weiter zunehmen wird.

GPM2003 - Eine Studie der Fachhochschule Bonn Rhein Sieg in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement und dem Zukunftsweg

Die Bedeutung von Business Process Management hat zugenommen. Stand früher die Dokumentation von Prozessen im Vordergrund, wird heute versucht, Prozesse zu verbessern. Prozess-Management hat sich als Regelaufgabe etabliert, wenngleich ein institutionalisierter CPO(Chief Process Officer) noch der Ausnahmefall ist. Trotzdem besteht Handlungsbedarf. Heterogene IT-Landschaften erfordern die Integration durch geeignete Hilfsmittel, z. B. Workflow-Management-Systeme. Auch die überbetriebliche Prozessoptimierung wird oft vernachlässigt.
Die Ergebnisse der Studie "Status Quo Geschäftsprozessmanagment 2003" finden Sie hier.

Workflowmanagement-Systeme am Beispiel des Beteilungscontrollings - Eine Marktuntersuchung

Der Arbeitsbereich Fertigungstechnik I der Technischen Universität Hamburg-Harburg hat im Jahr 2003 eine Marktuntersuchung über Workflowmanagement-Systeme veröffentlicht, die sich beispielhaft auf einen Einsatz im Beteiligungscontrolling bezieht.

Im Zuge der Internationalisierung und Globalisierung sind in Unternehmen immer komplexere Konzernstrukturen entstanden und internationale Beteiligungs- unternehmen akquiriert worden. Dabei ist der Aufwand zur Führung der Beteiligungen durch das Beteiligungscontrolling stark gestiegen wobei für die originären Controllingaufgaben immer weniger Zeit bleibt. Workflowmanagement-Systeme stellen eine effiziente Möglichkeit dar, die komplexen Abläufe von den Beteiligungsgesellschaften bis zum Mutterkonzern zu steuern und das Controlling selbst wieder in den Mittelpunkt zu stellen.

Diese Studie "Workflowmanagement-Systeme" im Controlling gibt einen umfassenden Überblick über die heute verfügbaren Funktionalitäten in Workflowmanagement-Systemen und eignet sich daher hervorragend für einen Systemvergleich im Vorfeld eines Workflow-Projektes, das nicht nur im Controlling-Bereich liegen muss. Grundlage der Studie ist ein über 150 Kriterien umfassender Anforderungskatalog, der umfassende Kriterien für einen Einsatz im Unternehmen enthält und dabei den Controlling-Aspekt berücksichtigt. Mit Hilfe des vollständig zur Verfügung gestellten Anforderungskatalogs können individuelle Pflichtenhefte erstellt werden.

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